Algemene voorwaarden factuur: echt nodig

Bij het zakendoen wordt de bescherming van de klant steeds uitgebreider; dat is zeker zo bij het handelen met particuliere klanten. Het opnemen van goed uitgewerkte algemene voorwaarden in je documenten is iets waar je als zaakvoerder dan ook niet te licht mag over gaan.

Werd een uitgeschreven factuur niet tijdig betaald, hou je dan aan de bepalingen rond invordering. Ben je daar te laat mee, dan kan je haast niets meer ondernemen tegen een klant die niet betaalt. Garantie zomaar afwimpelen mag wettelijk ook niet. Het zijn maar enkele voorbeelden van situaties waar je op voorbereid moet zijn als ondernemer, zeker bij het handelen met particuliere klanten.

Een eerste stap om hier duidelijke afspraken rond te maken, zijn goede algemene voorwaarden. Deze kunnen bijvoorbeeld een uiterste periode om klacht in te dienen aangeven, gevolgen voor wie niet tijdig betaalt met een extra vergoeding voor je invorderingswerk, ... Specifieer hoe een klacht moet neergelegd worden en binnen welke termijn. Sluit ook je verantwoordelijkheid uit voor bv. defect door verkeerd gebruik van een toestel en beperk de gevolgen van schade of fouten met een aansprakelijkheidsvergoeding.

Algemene voorwaarden moeten altijd voorafgaandelijk worden meegedeeld en aanvaard. Neem daarom je voorwaarden direct op in een offerte of bestelbon. Zo hebben je klanten meteen de mogelijkheid om er 'kennis van te nemen'. Vermeld je de algemene voorwaarden enkel op je factuur, dan kan er later discussie ontstaan; de klant kan argumenteren dat hij pas na de effectieve verkoop kennis heeft genomen van de voorwaarden. Geef je algemene voorwaarden dus steeds zo snel mogelijk mee in de relatie met je klant.

Je kan de algemene voorwaarden echter niet gebruiken om zomaar je verantwoordelijkheden mee te ontlopen. De wet voorziet namelijk in een aantal kaderbepalingen en een minimale, niet afwendbare verantwoordelijkheid. Maar de jurist in de buurt of beter nog je beroepsvereniging, kan je daar zeker bij helpen. 

Zelf algemene voorwaarden opstellen

Zelf je algemene voorwaarden opstellen? Dat kan. Hou daarbij onder andere rekening met het volgende:

1. Termijnen: hoe lang zijn je offertes geldig? Hoe en tot wanneer kan een klant een bestelling annuleren? Zijn er afspraken omtrent betaling in schijven en wanneer worden deze betalingen verwacht?
2. Prijsbepaling: zijn er afspraken rond meerwerken? Welke bepalingen zijn er over prijsaanpassingen tijdens de werken?
3. Afwerking: is het duidelijk wanneer jouw dienst ten einde loopt of je opdracht afgewerkt is? Vermijd discussies bij oplevering.
4. Klachtenprocedure: is het voor een klant duidelijk welke stappen hij kan ondernemen in geval van een klacht? Is het aan de andere kant duidelijk voor de klant welke vergoedingen jij als ondernemer hanteert in geval van bv. laattijdige betaling?
5. Garantie: vermeld voldoende duidelijk de nodige regels m.b.t. de verkoopsgarantie - nog belangrijker in geval van een eventuele afwijking of verlenging.
6. Privacy: geef je klanten een duidelijk zicht op welke gegevens je van hen verzamelt en hoe je deze verwerkt in je onderneming.

Afhankelijk van de sector waarin je actief bent, kan je veel verschillende zaken in je voorwaarden opnemen die voor jouw onderneming toepasbaar zijn. Wil je niet voor nare verrassingen komen te staan? Laat je tekst dan zeker nalezen door een jurist.