Facturen maken: de beste methode

Ga je een factuur opmaken, dan is het belangrijkste criterium de conformiteit met de wetgeving en de btw-regels. Een factuur vermeldt verplicht een aantal gegevens, zoniet is het document in de ogen van de overheid niet rechtsgeldig. Dat kan je als uitreiker boetes opleveren en de klant mag bijvoorbeeld de btw niet aftrekken als voorbelasting. Maar er is meer: je facturen kunnen een instrument zijn om een betere werkrelatie met klanten op te bouwen, zo extra omzet te genereren en de administratie te vergemakkelijken.

 

WAT MOET EEN FACTUUR VERMELDEN?

De door de overheid vereiste gegevens zijn:

• De juridische naam van de onderneming, adres en woonplaats van de vestiging of afgekort de NAW-gegevens van de uitreikende leverancier. Opgelet, enkel een postbusnummer is niet voldoende
• het btw-identificatienummer van de leverancier - bij fiscale eenheden gaat het over het btw-identificatienummer van het bedrijfsdeel dat de prestatie levert
• de NAW-gegevens van de klant
• het KvK-nummer als de onderneming die de factuur opstelt, daar ingeschreven is
• het factuurnummer: dat is uniek en deel van een ononderbroken reeks. Er mogen dus geen 'gaten' in de nummering zitten
• de factuurdatum
• de datum waarop de goederen of diensten geleverd zijn
• de hoeveelheid en soort geleverde goederen en de aard van de diensten
• het btw-tarief per soort product of dienst
• het totaalbedrag zonder btw
• het totaalbedrag van de btw
• de bijzondere btw-regeling die eventueel van toepassing is, zoals een margeregeling (handel in gebruikte goederen), verlegging of andere

Voor elk onderdeel van de factuur met een apart btw-tarief (of vrijstelling van btw) moet de factuur bijkomende informatie geven:

• de prijs per stuk of per eenheid, exclusief de btw
• eventuele kortingen als die niet in de prijs hierboven verrekend zijn
• het btw-tarief van toepassing
• de vergoeding exclusief btw per tarief
• bij vooruitbetaling: de datum van betaling als die afwijkt van de factuurdatum
• het btw-bedrag per tarief

Het btw-nummer van de klant is niet altijd verplicht, maar wel als bijvoorbeeld de btw verlegd wordt of bij extracommunautaire leveringen. Gemakshalve kan je dat nummer best altijd vermelden.

Het is geen formele vereiste, maar sterk aan te raden om bovenaan als documenttitel eenvoudigweg 'FACTUUR' te gebruiken.

 

OPMAAK VAN DE FACTUUR

Een duidelijke factuur maakt het zowel jou als de klant gemakkelijk. Bij financiële en administratieve verwerking zijn de kerngegevens dan in één oogopslag herkenbaar. Een goede factuur vermijdt misverstanden en zelfs fouten bij betaling, boekhoudkundige verwerking of opzoekwerk. Bovendien moet een factuur niet per definitie saai en onaantrekkelijk zijn. Een logo en bedrijfskleurtje zorgen voor herkenbaarheid.

VERVALDATUM FACTUUR OF UITERSTE BETAALDATUM

Een niet-verplichte maar erg handige vermelding is de vervaldatum of uiterste betaaldatum van de factuur. Hanteer je bijvoorbeeld voor deze klant als betalingstermijn ‘14 dagen’, zet dan een duidelijke, expliciete vervaldatum. Werk niet met de omschrijving ‘betaling binnen 14 dagen’, maar bepaal meteen de dag (zoals vervaldatum: 21/09/2021). Het wordt voor de klant meteen duidelijk tegen wanneer hij of zij je factuur moet betalen.

MAAK VAN DE FACTUUR GEEN ZOEKPLAATJE: LAAT HET TE BETALEN BEDRAG OPVALLEN….

Zorg dat de klant zich niet van factuurregel vergist voor het totaal te betalen bedrag. Geef het btw-bedrag daarom geen extra opvallende opmaak, maar doe dat wel voor het totaal te betalen factuurbedrag inclusief btw. Dat is het bedrag dat je op je rekening wil ontvangen. Gebruik daarvoor gerust een kleurtje of opvallende markering zoals een vergroot en/of vet lettertype …

…. EN VERBERG JE REKENINGNUMMER NIET

Het bankrekeningnummer staat niet op het verplichte lijstje, maar het is vandaag de dag onontbeerlijk. Onbegrijpelijk hoe een aantal bedrijven heel goed blijken in het verbergen van de bankrekening op hun uitgeschreven facturen. Kleine cijfertjes veroorzaken fouten bij de betaling door de klant. Allemaal redenen van vertraging en frustratie!

Advies: zet de rekeninginformatie meteen bovenaan bij de bedrijfsgegevens, opvallend en goed  leesbaar.

MAAK HET OOK JEZELF GEMAKKELIJK: GEBRUIK BETAALREFERENTIES

Zoek- en administratief werk heb je al genoeg. Geef daarom een betaalreferentie mee op de factuur. Wanneer de klant die bij betaling vermeldt, vergemakkelijkt dat nakijken van de bankberichten en het afpunten van facturen. Verwijs niet gewoon naar ‘met vermelding van factuurnummer’, maar neem indien mogelijk je gehele factuurnummer over bij de betalingsvraag. Zo verklein je het risico op fouten.

KIES EEN LEESBAAR LETTERTYPE

Het is misschien leuk om je factuur op te maken in een font dat lijkt op handgeschreven tekst, maar kalligrafie is zelden goed leesbaar. Kies een lettertype dat aanleunt bij je bedrijfsstijl, goed leesbaar voor zowel klanten met een arendsblik als zij die iets minder scherp zien.

DE KLEINE LETTERTJES HOEVEN NIET KLEIN TE ZIJN

Je algemene verkoopsvoorwaarden zijn regels die je hanteert bij verkopen en diensten aan een klant. Ze zijn niet verplicht, maar betekenen ontegensprekelijk een interessant referentiekader voor jou en je klant bij de onderlinge zakelijke relatie - onder andere wat betreft betalingen, leveringen, garanties en zelfs geschillen. De voorwaarden moeten redelijk zijn, ze kunnen niet eenzijdig in je voordeel als leverancier geformuleerd orden. Omdat zij deel uitmaken van de overeenkomst met klanten, moeten de algemene voorwaarden voor het afsluiten van de overeenkomst duidelijk gecommuniceerd worden. Cryptische en ingewikkelde formuleringen zullen bij een dispuut snel sneuvelen, want rechtbanken eisen duidelijke en begrijpelijkbare communicatie naar de klant.

GEBRUIK EEN LOGO

Facturen per post maar ook via mail verzeilen bij de bestemmeling gemakkelijk tussen een stapel 'te behandelen' documenten. Telkens je klant door de stapel gaat of de papieren bekijkt, is het goed dat jouw facturen opvallen. Een duidelijk logo zorgt daarvoor, zodat de klant beseft dat er nog wat te betalen valt.

 

SNEL EN CORRECT DE BETALING UITVOEREN: MINDER OPENSTAANDE FACTUREN

Het uiteindelijke doel is dat jouw facturen vlot betaald worden. Klassiek staat op elke factuur een rekeningnummer waarop de klant via zijn online bankomgeving met een overschrijving de schuld kan voldoen. Elke betaling betekent twee acties: de klant moet de betaling uitvoeren en jij moet de ontvangsten verwerken.

Hou rekening met de gouden regel bij betalingen: hoe eenvoudiger jij het maakt voor de klant, hoe sneller die de factuur zal betalen waardoor jij minder openstaande facturen hebt.

1. Betaling via banktransfer met factuurnummer of andere referentie: dit is de meest gebruikte vorm van betaling, maar hij blijft gevoelig voor menselijke (tik)fout.
2. Betaling via online betaalknop: wanneer je de factuur digitaal verstuurt, kan je met onFact een eenvoudige betaalknop toevoegen aan de factuur of e-mail. Daarmee kan de klant via een beveiligde omgeving meteen de factuur online betalen. Bovendien is de kans op fouten nihil omdat de factuur- en betaalgegevens vooraf geregistreerd zijn.
3. Betaling via QR-code: wanneer je de factuur via brievenpost verstuurt, kan je bijvoorbeeld een QR-code toevoegen waardoor de klant eenvoudig met smartphone kan betalen. Ook hier is de kans op fouten nihil omdat de betaalgegevens en -referentie vooraf geregistreerd zijn.

EENVOUDIG BETALINGEN VERWERKEN

Bij een online betaling door de klant is de betalingsverwerking voor jou als ondernemer heel eenvoudig: het betalingssysteem is gekoppeld aan je facturatieprogramma waardoor de betalingen in real-time geregistreerd kunnen worden en de factuur automatisch afgepunt wordt. Voor deze extra service rekenen betalingsproviders vaak een kleine extra kost per betaling. Deze kost blijft beperkt en weegt doorgaans op tegenover de tijd die je anders zelf aan het afvinken van betalingen moet besteden.

 

FACTURATIE OPVOLGEN

Helaas betaalt niet elke klant netjes op tijd ... Daarom is het belangrijk om de betaalstatus van je facturen van nabij op te volgen. Om hier zo weinig mogelijk tijd aan te besteden maar toch een goed overzicht te behouden, kan je enkele eenvoudige zaken toepassen.

GEBRUIK OVERZICHTELIJKE LIJSTEN

Alles begint bij een goed overzicht. Zorg voor duidelijke lijsten van leveringen en uitgeschreven facturen. Gebruik op die lijsten visuele signalen om meteen te zien welke facturen nog niet gemaakt werden, nog moeten verstuurd worden of waarvan de betaling nog niet ontvangen werd. Werk met kleuren of codes. Als je elke factuur moet openen om na te gaan wanneer ze alweer verzonden werd en of ze al betaald had moeten zijn, verspil je heel wat kostbare tijd.

WERK MET AUTOMATISCHE BETALINGSHERINNERING

Werk je al met een facturatieprogramma, dan kan je daar allicht gebruik maken van automatische betaalherinneringen? Bij de betere software stel je deze routine éénmaal in, waarna het systeem zelf de gepaste herinneringen naar klanten zal uitsturen volgens jouw wensen. Dat kan bijvoorbeeld meteen na de vervaldag of enkele dagen later, gevolgd door een tweede, wat strakkere maning (bijvoorbeeld) twee weken daarna. Heeft de klant al met jou gecommuniceerd over de reden van late betaling of werkt hij aan een oplossing, dan kan je deze keten doorgaans, zoals bij onFact, met één klik pauzeren.

DENK AAN MANINGSKOSTEN

Denk vooraleer je herinneringen uitstuurt ook na over eventuele kosten die de herinneringen of aanmaningen voor jou veroorzaken. Overweeg een gepaste schadevergoeding, mogelijke interesten, de termijnen die daarmee gepaard gaan. Je bent niet verplicht om deze overal toe te passen: dat kan selectief, bijvoorbeeld wel bij klanten die voortdurend met betalen wachten, en niet bij de groep trouwe klanten.

 

BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING

Lang niet elke ondernemer voert zelf zijn eigen boekhouding. Vaak maakt een externe boekhouder deel uit van het bedrijfsverhaal. Een samenwerking die liefst zo vlot en efficiënt mogelijk verloopt. Gelukkig is voor velen de tijd van mappen of dozen vol papieren naar de boekhouder brengen, voorbij. Digitale verzending vergemakkelijkt de communicatie én zorgt meteen voor een handig archief.

DIGITALE FACTUUR = E-FACTUUR?

Soms worden de termen ‘digitale factuur’ en ‘elektronische factuur’ (of e-factuur) als synoniemen gebruikt. Toch zijn ze niet hetzelfde. Een digitale factuur is eenvoudig gesteld hetzelfde als een papieren factuur, met als enige verschil dat zij digitaal verstuurd wordt en op een beeldscherm wordt afgebeeld. Een digitale factuur heeft doorgaans het formaat van een PDF-bestand.

Een elektronische factuur of e-factuur kan je ook per e-mail verzenden, maar deze is niet gemaakt in PDF. Ze is opgebouwd in UBL (Universal Business Language), een bestandsformaat dat meteen voor computers leesbaar is. Ze wordt doorgaans aangeduid als ‘UBL factuur’; ook SimplerInvoicing wordt hier in Nederland aan gelinkt.

Als je jouw uitgeschreven facturen in dit UBL-formaat aan de boekhouder kan bezorgen, zal zijn boekhoudprogramma ze automatisch kunnen inlezen en verwerken. Geen manueel overtikken meer, geen extra input door je dossierbeheerder. Dit vermindert niet alleen het risico op fouten maar zal ook de boekhoudkosten doen dalen.

DE ELEKTRONISCHE FACTUUR VOOR JE KLANTEN

Factureer je vaak aan andere ondernemers? Probeer dan ook hun verwerking te faciliteren met een e-factuur. De meeste facturatiesoftware genereert zowel een PDF- als een UBL-bestand. Je kan beide eenvoudig en in dezelfde e-mail verzenden naar de klant. Voor je klant wordt jouw verkoopfactuur een aankoopfactuur. Als hij de UBL-bestanden kan verwerken in zijn facturatieprogramma, is ook langs die zijde geen manuele input meer nodig. Een kleine moeite die tijdbesparend werkt voor jezelf én voor je klanten.