Hoe lang documenten bewaren?

Je activiteiten breiden uit, dus ook de administratie. Tijd om op te ruimen door wat documenten door de versnipperaar te halen! Maar is dat wel zo verstandig?

Verplichte bewaartermijnen (financiële) administratie

Je gaat best niet licht over de vernietiging van bedrijfsdocumenten … er gelden immers verplichte bewaartermijnen voor administratie. In Nederland is dat voor administratieve stukken 7 jaar, voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken zelfs 10 jaar. Een onvolledige administratie kan nare gevolgen hebben. Is je archief onvolledig en/of heb je te snel zaken weggegooid? Dan kan de Belastingdienst zelf ambtshalve een omzet- en winstberekening maken om het verschuldigde belastingsbedrag te berekenen. Als je die berekening wil protesteren ligt de bewijslast bij jou. Niet eenvoudig als documenten ontbreken …  Zonder een goed bewaarde administratie kan je bovendien geen aanspraak maken op bijzondere, lees voordelige regelingen, zoals de kleineondernemersregeling.

Wat bewaren?

Eigenlijk alle gegevens over je bedrijfsactiviteit - ook in digitale vorm – maken deel uit van de bedrijfsadministratie. Enkele voorbeelden:

• kassabonnen
• het aan- en verkoopboek
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere zakelijke afspraken

Ook algemenere zaken zoals agenda's, afsprakenplanners, communicatie en rittenadministratie maken deel uit van de administratie. Zij vormen de basis van bewijsvoering bij betwistigen met de overheidsadministratie.

Hoe lang bewaren?

Zoals hierboven aangehaald moet je de zogenaamde basisgegevens, wat de Belastingdienst nodig heeft om de aangifte te controleren, zeven jaar bewaren. Het gaat dan onder andere over elementen zoals:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie

In welke vorm bewaren?

Dat kies je zelf: op papier, digitaal of beiden. Digitale informatie heb je in geval van controle vaak snel bij de hand. Loopt de programmatuur of de opslag via online diensten – in de cloud – dan ben je verplicht om bij het stopzetten van die diensten, een alternatieve manier te voorzien om de gegevens te consulteren. De overheid aanvaardt geenszins het verouderen of stukgaan van digitale bestanden en software als excuus om gegevens niet te reproduceren.

Andere?

Essentiële bestuursinformatie zoals verslagen van beleids- en bestuursorganen, bv. een Algemene Vergadering van Aandeelhouders of de Raad van Bestuur, moeten permanent beschikbaar blijven. Niet vernietigen!

Vragen? Raadpleeg de website van de Belastingdienst.